Mi az NTAK, és hogyan automatizálható a szállásadói adatszolgáltatás?

Az NTAK a Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ, ahová Magyarországon minden szálláshelynek kötelező adatot szolgáltatnia a vendégforgalomról, a szállás típusától és méretétől függetlenül. A vendég személyi adatait a VIZA rendszerhez okmányolvasással kell rögzíteni be- és kijelentkezéskor. Ez sok kézi munka, de automatizálható: ha a foglalás, a számlázás és az adatszolgáltatás egy rendszerben fut, a vendég adatait egyszer rögzíted, a jelentés és a számla pedig magától képződik.

Kinek kötelező az NTAK-adatszolgáltatás?

Röviden: minden szálláshelynek. A kötelezettség nem a mérettől függ, ugyanúgy vonatkozik egy nagy szállodára, mint egy néhány szobás vidéki vendégházra vagy egyetlen kiadott apartmanra. Néhány fontos pont:

• Az adatszolgáltatás akkor is kötelező, ha a szállás éppen zárva van, vagy nem fogad vendéget az adott időszakban.
• A szálláshelynek regisztrációs számmal kell rendelkeznie, e nélkül nem működhet jogszerűen.
• A kötelezettség a magánszálláshelyekre és az egyéb szálláshelyekre is kiterjed, nem csak a kereskedelmi szálláshelyekre.

Ha bizonytalan vagy a saját szállásod besorolásában vagy a rád vonatkozó pontos feltételekben, a hivatalos NTAK-oldal és egy könyvelő tud biztosat mondani. Ez a cikk a folyamat logikáját mutatja meg, nem jogi tanácsadás.

NTAK és VIZA: mi a különbség?

A kettő gyakran összemosódik, pedig két külön dolog:

• NTAK: a vendégforgalmi statisztikai adatszolgáltatás. Azt jelenti, hogy jelented a foglalásokat, a vendégéjszakákat, a szállás kihasználtságát.
• VIZA: a Vendég Információs Zárt Adatbázis. Ehhez a vendég személyazonosító okmányát olvasod be be- és kijelentkezéskor, és a rendszer rögzíti a törvény által előírt adatokat.

A gyakorlatban a kettő egy folyamat: a vendég megérkezik, beolvasod az okmányát, és ugyanaz a szoftver kezeli mindkét irányú adatszolgáltatást.

Hogyan zajlik az adatszolgáltatás a gyakorlatban?

1. Regisztráció: a szállásod bejelentése és a regisztrációs szám megszerzése.
2. Kompatibilis szoftver: egy NTAK-hoz csatlakozó szálláskezelő rendszer beállítása.
3. Bejelentkezés: a vendég érkezésekor okmányolvasással rögzíted az adatokat a VIZA felé.
4. Adattovábbítás: a szoftver a foglalási és forgalmi adatokat továbbítja az NTAK felé.

Ahol a legtöbb szállásadó elveszíti az idejét, az a duplikált adatbevitel: ugyanazt a vendégadatot begépeli a foglaláshoz, aztán a számlához, aztán az adatszolgáltatáshoz. Ez nemcsak lassú, de hibázni is itt lehet a legkönnyebben.

Itt jön be az automatizálás

A megoldás, hogy a foglalás, a számlázás és az NTAK-adatszolgáltatás ne három külön rendszer legyen, hanem egy összekapcsolt folyamat. Ha a vendég a saját oldaladon foglal, az adatai egyszer kerülnek be, és onnantól minden ebből dolgozik:

• A visszaigazolás automatikusan megy ki.
• A számla a foglalási adatokból képződik.
• Az NTAK-jelentéshez nem kell újra begépelned semmit.

Így a hónap végi adminisztráció nem torlódik össze egyetlen fárasztó estére, és foglalásonként percek szabadulnak fel. A közvetlen, saját oldalon keresztüli foglalásnak ez az egyik nagy előnye: nemcsak a jutalékot spórolod meg, hanem az adatkezelés is egyszerűbb lesz.

Itt jön be a Hostaria

A Hostaria egy AI-házigazda magyar vendégházaknak. A közvetlen foglalásokat a saját oldaladon kezeli, így a vendég adatai egyszer, a foglaláskor kerülnek be, és ebből épül a visszaigazolás, a számlázás és az adatszolgáltatáshoz szükséges alap is. Nem kell háromszor begépelni ugyanazt. Nézd meg a Hostaria közvetlen foglalás funkcióit részletesen.

Ha szeretnéd látni, hogyan egyszerűsödne a foglalás és az adminisztráció a te szálláshelyeden, kérj egy Hostaria bemutatót a kapcsolati oldalon.

Gyakori kérdések